Slik lager du en designmanual som faktisk blir brukt
De fleste designmanualer blir lest én gang og aldri åpnet igjen. Her er hva som skiller dem som ligger i en mappe fra dem folk faktisk bruker i hverdagen.
De fleste designmanualer blir aldri brukt.
Ikke fordi de er dårlig laget. De er ofte vakre, grundige og dyre. Men de svarer på spørsmål ingen stiller, og de er stumme når noen faktisk lurer på noe.
Jeg har laget manualer for offentlige etater og for små bedrifter, og forskjellen på de som brukes og de som ikke gjør det handler sjelden om design. Den handler om hvem du skriver for.
Hvorfor de ikke blir brukt
En manual blir som regel laget for å beskytte identiteten. Den forklarer hvordan logoen er bygget opp, hvor mye luft den skal ha rundt seg, og hvilke farger som hører sammen.
Alt dette er riktig. Men tenk på hvem som faktisk åpner filen.
Det er sjelden en designer. Det er en som skal lage en PowerPoint før et møte om to timer. Det er en på HR som skriver en stillingsannonse. Det er en prosjektleder som har fått en mal fra et byrå og lurer på om den er lov å bruke.
De leter ikke etter prinsipper. De leter etter noe de kan kopiere.
Når manualen bare gir dem regler, gjør de det folk alltid gjør under tidspress: de finner en gammel fil, kopierer den, og endrer teksten. Og da er det den gamle filen som blir standarden, ikke manualen.
Det som skiller dem som brukes
Start med situasjonene, ikke elementene
De fleste manualer er sortert etter hva ting er: logo, farge, typografi, bilder. Prøv heller å sortere etter hva folk skal gjøre: lage en presentasjon, skrive en annonse, poste på LinkedIn, sende en faktura.
Samme informasjon, helt annen inngang. Den ene krever at leseren oversetter fra prinsipp til handling. Den andre gjør oversettelsen for dem.
Lag malen ferdig i stedet for å beskrive den
En side som forklarer hvordan en PowerPoint bør se ut, blir ignorert. En PowerPoint-mal som allerede er riktig, blir brukt. Da vi jobbet med Digdir, endte vi opp med over 105 ferdige maler og flater, og det var det som gjorde at identiteten faktisk holdt seg konsistent på tvers av en organisasjon med mange fagmiljøer.
Regelen jeg jobber etter: hvis noe kan bli en mal, skal det bli en mal. Manualen forklarer det som ikke kan males.
Skriv hva som er lov, ikke bare hva som er forbudt
Manualer er fulle av røde kryss. Ikke strekk logoen. Ikke bytt farge. Ikke legg den på et rotete bilde.
Problemet er at folk som er redde for å gjøre feil, gjør ingenting. Eller de spør deg. Snu det: vis tre måter det er lov å gjøre det på, så slipper folk å gjette hvor grensen går.
Ta med tilfellene der det blir vanskelig
Hva gjør man når logoen skal på en kulepenn? Når bakgrunnen må være hvit av trykktekniske grunner? Når en samarbeidspartner krever sin egen logo like stor?
Disse tilfellene er grunnen til at folk ringer. Svarer manualen på dem, slutter de å ringe.
Hva den bør inneholde
Kort liste, i denne rekkefølgen:
- Hvem er vi og hvem snakker vi til. Én side. Uten dette blir resten regler uten grunn.
- Ferdige maler for de fem til ti tingene organisasjonen lager oftest.
- Elementene: logo, farge, typografi, bilder. Med eksempler på riktig bruk, ikke bare forbud.
- De vanskelige tilfellene.
- Hvem spør jeg. Et navn og en e-postadresse. Alle manualer har hull.
Hva den ikke trenger
Den trenger ikke være et PDF-dokument på 80 sider. De blir utdaterte i det de eksporteres, og ingen leter i dem.
En enkel nettside fungerer bedre, fordi den kan søkes i og oppdateres uten at alle sitter med hver sin versjon. Hvis det må være en PDF, hold den kort og legg malene et sted folk finner dem.
Den trenger heller ikke være ferdig. En manual som dekker de ti vanligste situasjonene i dag, er mer verdt enn en komplett manual om et halvt år.
Den egentlige testen
Et halvt år etter levering, se på hva folk faktisk har laget. Ligner det på manualen, eller ligner det på det de laget før?
Hvis det andre stemmer, er det ikke fordi folk ignorerte deg. Det er fordi manualen var vanskeligere å bruke enn å la være.